[セミナーレポート]園の業務を改善する2つの武器

セミナーレポート

開催概要

日 時:2021年9月24日(金)
場 所:オンライン形式(Zoom)
参加費:無料
主 催:株式会社エンペイ、VISH株式会社

登壇者

田中 拓哉(VISH株式会社 園支援システム+バスキャッチ担当)
落合  彪(株式会社エンペイ キャッシュレス・DXコンサルタント)

株式会社エンペイ、VISH株式会社は、2021年9月24日(金)に「園の業務を改善する2つの武器」というテーマで、キャッシュレス化のトレンドと導入効果、ICTのさらなる活用による業務改善について、無料オンラインセミナーを開催しました。当日は、全国の幼稚園・保育園・認定こども園から約27施設が参加した本セミナーのレポートをお届けします。

キャッシュレスに取り組みたい、さらなるICT活用に興味がある幼稚園・保育園・認定こども園の皆さまにはぜひお読みいただければと思います。

目次

セミナー動画(72分)

第一部

「保護者集金業務の最新トレンド」

落合 彪(株式会社エンペイ キャッシュレス・DXコンサルタント)
【エンペイ ウェブサイト】https://enpay.co.jp/top/

自己紹介

最初に自己紹介をさせていただきます。保育園・こども園・幼稚園のコンサルティング、経営・金融支援のコンサルティングを経験し、株式会社エンペイに参画した後は、これまで培ってきた知見・経験を活かし、キャッシュレス・DXコンサルタントとして、多くの施設のキャッシュレス導入の支援を行っています。

株式会社エンペイは幼保業界に特化したキャッシュレス集金サービス「enpay(エンペイ)」の企画・開発・運営・販売を行っています。2021年2月には、日本経済新聞社と金融庁共催の日本最大級のフィンテックカンファレンス「FIN/SUM 2021」 のフィンテックスタートアップ41社にも選出されました。このようにキャッシュレス化は社会にも非常に注目されているのです。

昨今のキャッシュレス化の動きと子ども関連施設を取り巻く環境変化

キャッシュレス化は大きなカギ

最近ではテレビやマスコミでもキャッシュレスが報道されることが少なくありません。皆さんはなぜキャッシュレス化が必要なのだと思いますか。 日本は少子高齢化の一途を辿り、人口の減少、働き手の減少が社会問題となっています。国も生産をあげて行くための施策、たとえば女性活躍や高齢者の雇用、定年の延長などといった手だてを打っています。

キャッシュレス化も、実は生産性をあげて行くための大きなカギなんです。キャッシュレス化により、実店舗の無人化・省力化、不透明な現金資金をデータで見える化することによる税収の向上、支払いデータの利活用による消費の利便性向上などをうたった「キャッシュレス・ビジョン」を、2018年に経済産業省が打ち出して推進しています。

生産性の問題に、日本は業種に関係なく直面しています。それを乗り越えるためには、マンパワーで乗り越えていくという発想ではなく、組織ごと、一人ごとの労働生産性を効率化・自動化によって上げていかなければ、日本で事業が成り立たなくなる局面に差しかかっているのです。人でないとできない部分にのみマンパワーを割くべきで、そうではない部分は効率化・自動化でできるだけ生産性を上げて行くことが必要になっています。

先の「キャッシュレス・ビジョン」では、2025年にキャッシュレス決済の割合を40%に引き上げ、将来的には世界水準である80%を目標としています。2017年のデータですが、世界主要国におけるキャッシュレス決済状況を比較すると、1位は韓国の97.7%、ついで中国の70.2%、カナダの62.1%となっています。日本はたったの21.8%と大きく出遅れています。ここを日本は改善すべく、国を上げてキャッシュレス化に取り組んでいるということです。

キャッシュレス化推進の意義・メリット

経済産業省では、キャッシュレス化推進の意義・メリットとして、消費者の利便性向上、店舗の効率化・売上拡大、データの利活用の3つを上げています。

消費者にとっては

  1. 現金管理の手間の削減が可能になり、レジ締めや集計作業といった時間短縮やお釣りの用意も必要なくなる。
  2. 従業員による売上現金の紛失、盗難などのトラブル減少。
  3. インバウンド(オリンピック・パラリンピック、大阪万博など)による売上増。コロナ禍で減速したが、今後の増加が見込まれる。

データの利活用とは

個人の購買情報が可視化されますので、それを分析・利活用することで、高度なマーケティングやターゲット層向けのサービス開発が可能になる。

キャッシュレス化の動き・トレンド

消費者側

消費者側のキャッシュレス、つまり現金が伴わないものとして、以前からクレジットカード、デビットカード、電子マネー(プリペイドカード)をお持ちだと思います。そこから、スマートフォンなどを活用した、より利便性が高いQRコード/バーコード決済が普及してきました。
QRコード/バーコード決済ではPayPay、LINEPayなどが有名ですし、お使いの方もいらっしゃることでしょう。これらのサービスは本人確認を経た上で、銀行口座と連携して使うのが一般的です。セキュリティ要件をクリアして、本人確認も完了した上で、ユーザーはご自身の銀行口座からこれらのサービスにチャージすることで、いつでも簡単にお支払ができます。

この仕組み、実はATMから現金を引き出しているのと同じなんです。引き出した現金を財布に入れるか、サービスに入れるか(チャージする)の違いだけです。ただし、これらのサービスを使って支払うと、ポイントなどがもらえます。ですから、現金を取り扱うよりもより安全でより利便性が高いといえます。

店舗・事業者側

従来、店舗や事業者がキャッシュレス決済に対応するためには、多大な投資が必要でした。店舗に高額な専用端末を導入する必要があるなど、ハードルが高かったわけです。それがここ数年、インターネットを使ってデータを連携することにより、費用負担が少なくて利便性が高いサービスがどんどん増えています。エンペイもその1つです。専用端末が不要のものもたくさんあり、初期費用がかからない、決済手数料が少額など、導入しやすくなっているのです。

キャッシュレス決済は2020年に29.7%に

QRコード/バーコード決済が普及した結果、先ほど大きく出遅れているとお話しした日本のキャッシュレス決済の割合は、2020年は29.7%になりました。10年前の2010年の13.2%の2倍以上です。2025年の大阪万博に向けて、これからもさまざまな取り組みがされていくと思われます。2025年に40%も決して非現実的なものではなくなっています。

キャッシュレスの現状をまとめると

  • 労働者人口の減少が予測される日本に置いて、生産性向上、業務効率化につながるキャッシュレス化は、マストになってきています。
  • 近年、利用者にとってより利便性が高いQRコード/バーコードを使った決済方法の拡大と、事業者の導入コストがかからないシステムの登場など、キャッシュレス化の動きは加速しています。
  • 加えて、新型コロナウイルスの感染拡大によって、衛生面から現金を取り扱いたくないという傾向も表れました。現金管理の減少や現金決済による接触機会を減らすための対応が求められています。

幼保業界における集金業務と短期・長期的なリスク

毎月集金していた費目を挙げてみます。

セミナーへのお申込み時に、皆さんの園で行っている集金方法をお聞きしています。
現金集金、口座振替、口座振替と現金集金の組み合せなどで行っているようでした。

現金集金業務の流れと必要になる作業

請求書や明細書の作成、集金袋の用意と配布、そして袋を回収し、集計業務、会計データ作成などが必要な業務になります。 多忙な保育時間の中での業務負荷の増加のみならず、現金の受け渡しに気を使ったり、保管に気を使ったりと精神的な負担も大きいといわれています。

また新型コロナウイルスの感染拡大に際して、お金の衛生面が気になったり、受け渡しを避けたいといった傾向が保護者の間でも見られるようです。

現金集金と口座振替を組み合せての集金業務

口座振替はとても便利ですが、仕組みが古いために独自の業務負荷が多数発生しています。たとえば口座振替に登録するまでに通常1〜2ヵ月程度の時間がかかります。もしも登録用紙に捺した印鑑が違っていたなどのミスがあれば、もう一度最初から手続きが必要になります。

請求内容は引落日の遅くとも1週間前には入力を終わらせる必要があります。しかも後から修正や取り消しはできません。そして口座での引落ができなかった場合、それがわかるまでに数日が必要ですし、そこから現金集金のお知らせと、集金業務が必要になります。また、口座振替は同月にもう一度の引落はできませんし、返金の対応もできません。

口座引落といっても、請求明細書や領収書がほしいという保護者には、個別に作成してお渡しする必要があります。また会計事務所に渡す会計監査用のデータ作成なども必要になります。

現金集金や口座振替といった方法は、さまざまな業務負荷と心理的負荷、そしてリスクがつきまとっていることをご理解いただければと思います。

まとめ

  • 「集金作業」には複数の作業が伴います。結果、日常業務において多くの時間が費やされています。
  • 人手を介して行われる「集金業務」は、現金でも口座振替でも大小さまざまなトラブルが起る可能性があります。また現金を取り扱う業務であるだけに、従業員の時間的・心理的負担を伴います。
  • 新型コロナウイルス感染拡大にともない、保護者も「現金受渡し」に強い抵抗を感じていることが明らかになっています。子ども関連施設においては、現金管理の減少や接触機会を減らすための対応が求められています。

皆さん、いろいろな取り組みをされていると思いますが、こども関連施設においてもキャッシュレス化は不可欠になっていると思います。

最新の集金方法/キャッシュレス決済「エンペイ」のご紹介

施設内での現金の取り扱いがゼロになるのが、エンペイです。スマートフォン、LINEアプリ、クレジットカード利用の有無にかかわらず、すべての保護者の希望を網羅するキャッシュレス決済手段を網羅しています。

保護者の中にはスマートフォンをお持ちでなかったり、アプリのご利用がない方、クレジットカードをお持ちでない方などもいらっしゃいます。こうしたすべての方にスムーズにお支払いいただけるように決済方法を網羅的にご用意しています。導入後に先生による現金集金が発生するといったことがない、起こりえないシステムです。

バスキャッチとシステム連携をしています。

バスキャッチには園児ごとの保育料金の計算する機能があります。エンペイとシステム連携していますので、設定をしていただければ、全園児の請求データをエンペイにそのまま取り込めるExcelファイルとして出力できます。そのファイルをエンペイで読み込むだけで、エンペイを通じての集金業務を行っていただけます。今まで以上に便利にお使いいただけます。

エンペイでの請求方法

  • バスキャッチから、エンペイ仕様でExcelの請求ファイルを出力して、エンペイで読み込み、請求ボタンを押すだけです。
  • 保護者はLINEに支払いの通知が届きます。

保護者は自分の好きな支払い方法を選択して支払えます。

支払い方法はLINEPay、クレジットカード、コンビニ現金払いから選べます。

PayPayも2021年秋には追加されます(追記:10/26に正式実装致しました)。

スマートフォンをお持ちでないかた向けの紙ベースの請求書も簡単に印刷できます。

支払い方法も同様に複数の方法からお選びいただけます。

  • リアルタイムで支払状況がわかります。

エンペイの画面ではリアルタイム更新で誰が支払ったか、サイト上部の円グラフで全体の何%が支払い済みが一目でわかります。

クラス単位、支払済一覧、未払い一覧などもワンクリックで抽出・表示できます。

  • 追加の請求、金額修正もできます。

保護者が支払う前であれば、請求金額の修正ができます。

仮に多くの金額を支払われた場合は、マイナス請求を行うことができますから、次回の請求金額と相殺しての請求が可能です。

  • 1ヵ月に何回でも請求できます。

保育料だけを1回請求して、その後に用品台などを別途請求することができます。

預かり保育などの一時保育にもエンペイをご利用頂けます。

請求は月に何回もできます。

保護者はLINEで明細を確認してもらえますので、重複などの心配はありません。

  • バスキャッチ連携を使わずにエンペイ単体でも活用もできます。

一時保育の請求など、エンペイ単体でも活用でき、毎月複数回の請求も出せます。

保護者側の請求画面

ほとんどの方がお使いになっているLINEに請求が届きます。

  • いつものLINEと同様に通知が届きます。

LINEのトーク画面を開くと、請求金額が表示されています。

その下に複数の支払い方法が表示されていますので、お好きな支払手段を選んで支払えます。

  • 請求明細を確認が出来るボタンがあります。

こちらから請求明細を確認できますので、請求明細を作成してお送りする業務は必要なくなります。

第二部

「ICTを活用した園業務の管理」


田中 拓哉(VISH株式会社 園支援システム+バスキャッチ担当)
【園支援システム ウェブサイト】https://www.buscatch.com/solution/kindergarten/

会社紹介

VISH株式会社は2004年12月の創業で、社名はVISIONとSHAREからの造語です。皆さまの課題や問題解決の助けとなれる、将来のビジョンを共有できるようにとの思いで仕事をしています。園支援システムは2010年10月にサービスを開始し昨年10周年を迎え、全国の約1800園にご利用いただいています。

自己紹介

1990年7月10日生まれ、31歳です。2017年に入社し、以来5年間、多くの園の皆さんとICTを活用した事務負担軽減に取り組んできました。主に西日本を担当しています。プライベートではTOKYO2020・オリンピックで初めて競技として採用された空手をずっとやっています。現在、母校(高校)の空手道部のコーチも務めており、ときどき試合にも出場します。

園支援システム+バスキャッチとは

バスのロケーションシステムとしてスタートしました。ご導入いただいた園の皆さまからのご要望に応えるべくバージョンアップを繰り返した結果、今日の園支援システム+バスキャッチになりました。現在でも新たなご要望を実現すべく、常にバージョンアップを行っています。

園支援システム+バスキャッチの機能

園支援システム+バスキャッチは、現在、以下の機能をご提供しています。

  • 園バス運行状況
  • 欠席・遅刻・バス不要連絡管理
  • お知らせメール配信
  • 園児管理・職員管理
  • 預かり保育管理・保育料管理
  • 名簿・要録・保育計画印刷
  • アプリへのお知らせ通知機能
  • 登園降園時の打刻・入退質管理
  • 保育計画・日誌作成

オプションとして、

  • 保育料計算・口座振替機能
  • 連絡帳機能

外部連携サービスとして、

エンペイ幼保業界に特化したキャッシュレス決済サービス
りりーふなっぷ らくらく検温サーマルカメラ(AI技術を活用した顔認証)や非接触体温計の検温記録を、「園支援システム+バスキャッチ」の管理画面に表示
きっつ(KitS)おうちえん園の先生が作る保育動画を、家庭に向けてクローズドな環境で配信
ICT活用以前の状況は

今日では多くの園がICTを活用して、園の運営や管理を行っています。では、ICT活用以前はどのような管理方法だったのでしょうか。

  • 預かり保育の予約や用品の注文は電話や紙面

受付内容をホワイトボードやノートに転記します。その際、転記漏れ、転記ミスなどがありました。

  • 職員や先生の仕事だった集計業務

預かり保育や用品注文の集計は、先生や職員の仕事でした。

本来取り組むはずの保育以外のところで、多くの時間が取られていました。

  • 現金集金も仕事のひとつ

集計したものを、集金するために集金袋を用意して、お渡しました。

集金した現金の集計や保管も重要な仕事でした。

保護者も集金の際、お釣りがないように現金を用意しました。

現金集金は保護者にも園にも負担が大きいものでした。

ICT活用はあくまで手段
  • 集計などシステムが得意なことは任せて効率化します。すると先生は保育に時間をさけるようになります。

ICTは手段です。利用することで本来の目的である、教育・保育の質の向上などに取り組めるようになることが大切です。

預かり保育管理・保育料管理の3つの機能

今回は「預かり保育管理・保育料管理」機能にある、下記の3つについてご紹介します。

  • 預かり保育の予約・管理
  • 用品の注文・管理
  • 写真の注文・管理
預かり保育の予約・管理
  • 多様な預かり保育の形態をパターンとして登録

早朝、通常保育後、午前保育後、土曜日、長期休暇など、預かり保育には多様な形態があります。保育園や認定こども園では、2号・3号認定の延長保育もあります。「預かり保育の予約・管理」では、こうした園ごとに異なる預かり保育の形態をパターンとして自由に作成でき、料金の計算もできます。
※当社では、多様な預かり保育の形態をパターンと呼んでいます。

  • 預かり保育料金について

1回料金、時間単位での料金など柔軟な設定が可能です。無償化対応や新制度に移行する際に料金を見直し、一旦決めた料金の変更も可能です。

  • 予約申込に関する細かな設定

預かり保育の予約申込に関する細かな設定ができます。たとえば、預かり保育の予約締切日時を当日何時、前日何時までと設定できます。長期休暇の預かり保育の場合、何月何日〜何日までと申込期間の設定ができます。また定員を設けることも可能です。

  • 保護者の申込

設定した預かり保育のパターンをカレンダーに反映すると、保護者はれんらくアプリから申込できます。申込の際、おやつや給食の有無の選択、お迎え時間、誰が迎えに来るのかをご記入いただけます。

  • 予約状況の管理・把握

保護者が予約申込を行うと、園では申込園児の確認ができます。 全体やクラスごとの予約状況を把握でき、印刷チェックすることも可能です。

  • 登降園時の打刻・入退室管理の機能を併用

保護者に登降園の際にタブレットなどをタッチしてもらうことで、保育時間の管理ができ、記録された時間は料金計算に連動しています。
予約などを行っていない場合は、登降園のタッチで保育時間の管理を行い、延長保育は自動で計算します。
※「保育料計算・口座振替オプション」加入の場合は、通常の保育料と併せて計上することができます。
※ICカードによる打刻にも対応。

  • 預かり保育の日報などの作成

預かり保育日報として、その日の利用園児の一覧を日報として出力でき、簡単な保育内容も記録できます。これを日誌として管理することで、監査対応もできです。
また、園児ごとに集計期間を定めて集計し、園児ごとの明細として管理できます。無償化にも対応しており、補助金の補助額ルールに従い、利用合計額と補助額上限とを比較し、自動で保育料の計算ができます。これらをExcelファイルとして出力し、別途管理も可能です。

  • 各種書式での出力

内閣府の様式に準拠した、「施設等利用費請求書(法定代理受領用)」「施設等利用費請求書(償還払い用)」「特定こども・子育て支援提供証明書」「特定子ども・子育て支援の提供に係わる領収書」といった書式は、2~3クリックで出力できます。

用品の注文・管理

制服や日用品など保育に必要な用品を保護者がアプリを利用して注文できる機能です。

  • 用品の登録

用品ごとに、取り扱い業者、金額、イメージ写真の登録ができます。
販売対象を学年やクラス単位で限定でき、販売期間の設定も可能です。

  • 保護者はれんらくアプリから注文

サイズ、個数を選んで注文でき、注文履歴も閲覧できます。

  • 注文の集計

園では、保護者の注文は用品注文一覧に集計されます。注文された用品を保護者ごと、業者ごとで集計できます。
この集計をもとに業者に発注する園が多いと聞いています。

  • 納品管理

注文された用品を保護者に渡した日(納品日)を登録・管理でき、検索も可能です。渡した、渡していない、といったトラブルの予防に繋がります。

写真の注文・管理

日々の保育中の写真を撮影して保護者に公開できる機能です。
提供方法は閲覧のみ、無料ダウンロード、有料ダウンロード、写真注文の4種類から選択できます。
※写真注文の場合は、園にて写真の現像が必要です。

  • 閲覧の限定

写真を閲覧できる対象者を、学年やクラス単位に限定できます。 また、スクリーンショット防止のため、ダウンロード前の写真には自動で「Sample」の文字が表示されます。

  • 注文の集計

注文された写真については、保護者ごと、写真の種類ごとに集計できます。

まとめ

預かり保育や用品・写真注文の管理ができれば、園児ごと、業者ごとに予約や料金の集計が効率化できます。また、当社の保育料計算・口座振替機能のオプションに加入いただくと、固定費などの諸費と合算して口座引落での集金も可能です。請求額の明細は、れんらくアプリで確認できます。
さらにエンペイをご利用いただくと保護者はスマホ決済ができるようになります。

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電話や紙面で予約・注文
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保護者はスマホで予約・注文
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紙や口頭での予約・注文
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園ではシステムで予約・注文の自動集計・計算
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集金袋を使った現金集金
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口座振替やスマホ決済によるキャッシュレス化

ICTを活用することで、ミスの防止や作業にあてていた時間を効率化でき、事務業務の改善に繋がります。さらに先生が保育に向き合う時間、打合せの時間も増えます。

VISH株式会社・株式会社エンペイは、ICTを通じて、園の運営の効率化、保育の質の向上に貢献していきます。

参加者の声

オンラインセミナー参加者へのアンケートの声をご紹介いたします(原文ママ)。

「とても分かりやすく説明していただきありがとうございました。」

「大変参考になりました。早速、園長先生と相談したいと思います。」

「保育園の形態にマッチした決済方法で、とても素晴らしいと思いました。」

「バスキャッチ導入し一年以上たちますが、まだ活用できていない機能もあり、今後も定期的に今回のような研修があれば参加したいと思います。ありがとうございました。」

「とてもわかりやすくて興味を持てました。願わくば全キャッシュレスやってみたいです。キャッシュレス化や諸々のスピードに全ての保護者や職員がついていけると良いですが・・・分からない・面倒となると、結局現金を持ってこられる方も多いので、どこまで浸透させられるかが不安です。他の方の質問で役立つ情報もあったので、リモートでしたがとても満足でした。」

【本セミナーに関するお問い合わせ先】

VSIH株式会社

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